Kearsipan mempunyai peranan yang sangat penting bagi kehidupan instansi apalagi di dunia pendidikan, maka arsip perlu dikelola dengan baik sehingga ada pihak yang membutuhkan akan dapat disajikan dengan cepat dan tepat.
Guna menjaga keamanan arsip lembaga agar terjaga dan aman dari oknum yang menyalahgunakan arsip lembaga, bagian tata usaha dan kearsipan Universitas Islam Negeri Walisongo melakukan studi banding ke Badan Arsip Nasional Jakarta. Studi banding dipimpin kepala Sub Bagian Humas Publikasi dan Dokumentasi Sirojuddin Munir MM didampingi staf bagian kearsipan Astri, dan Mujiyono pada Jum’at, (19/12).
Munir menyampaikan bahwa tujuannya menimba ilmu di ANRI yaitu untuk mencoba menata kembali tata kelola kearsipan yang baik, baik dari sisi tata persuratan, dokumen visual, beserta dokumen penting lainnya. Studi ini menjadi agenda untuk membenahi sistem kearsipan lembaga kami UIN Walisongo agar manajemen dan implementasi kearsipan di lembaga kami menjadi lebih baik.
Abdul Haris M. Ali, SH. M.Si Kepala Sub Pembinaan Daerah Arsip Nasional RI menyampaikan bahwa arsip sangat penting bagi kelembagaan. Hampir 23 tahun menikmati kearsipan. Arsip itu adalah emas bagi saya, meskipun orang-orang menganggap tumpukan kertas. Kita semua tidak ada yang tidak hidup karena dokumen. Arsip itu sangat penting, sepotong memo saja itu arsip, dan tidak bisa tergantikan, ungkapnya.
Arsip itu merekan semua kehidupan kita muali dari benih sampai mati. Arsip jika terbakar lenyap sudah identitas lembaga, jika dokumen hilang bisa tergantikan, nah itulah pentingnya arsip.
Buku induk, kartu mahasiswa, KHS, KRS itu semua arsip, siapa tahu ada orang yang memalsukan jati diri sebagai mahasiswa kita.
Peran Arsip bagi Suatu Organisasi Arsip merupakan pusat ingatan dari setiap organisasi. Apabila arsip yang dimiliki oleh organisasi kurang baik pengelolaannya, maka akibatnya akan mempengaruhi tingkat reputasi suatu organisasi tersebut. Dalam rangka pelaksanaan kegiatan termaksud, maka arsip mempunyai arti yang sangat penting, yaitu untuk menyusun rencana program pelaksanaan kegiatan berikutnya. Karena dengan adanya arsip akan dapat diketahui bermacam-macam informasi yang sudah dimiliki, sehingga dapat ditentukan sasaran yang akan dicapa, tambahnya.
